Emprendedores: qué cuentas básicas tenés que llevar

Precios, costos, ventas, flujo de dinero, son algunos de los números que hay que conocer en cualquier negocio para ver cómo está marchando.

Cuando un emprendedor comienza es habitual que realice por sí mismo un sinnúmero de tareas: diseñar y elaborar el producto o servicio, administrar, vender, cobrar, pagar, relacionarse con proveedores y clientes.

En esta situación es difícil que pueda contratar un profesional que lleve sus cuentas, pero es importante que lo haga, aunque sea en forma personal, porque es lo que le va a permitir ver si el negocio gana o pierde plata, y si es o no sustentable en el tiempo.

Además, es una forma de ordenar tu emprendimiento y planificar tu actividad.

Registros básicos

En esta nota vamos a ver las cuentas que sí o sí deberías llevar y una explicación sencilla para hacerlo.

Herramientas. Para empezar no hace falta mucha sofisticación. Con una planilla de Excel podés comenzar (o lápiz, papel y calculadora). En el mercado también podés buscar algunas aplicaciones y, cuando tu negocio crezca, podés contratar algún software especializado en administración.

Lo pasado y lo futuro. Estas cuentas nos deben servir para saber cómo nos está yendo y para planificar. Por esa razón, hay que llevar dos planillas (o dos hojas en un mismo archivo): una de lo que pasó efectivamente, y otra con un presupuesto y planificación de los próximos meses (al menos, todo el año).

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Los números que tendrías que conocer de tu emprendimiento son:

Estructura de costos.
Productos vendidos y precios.
Proveedores.
Ventas y facturación.
Flujo de fondos.
Resultados.
Deudas.
Situación patrimonial.

A continuación veremos uno por uno.

Estructura de costos

Esta sección es clave porque nos permite ver si nuestros precios cubren o no los costos.

Aunque parezca obvio decirlo, aquí hay que sumar todos los costos. No sólo de las cosas que pagamos (contratamos o compramos) sino, también, de aquellas que ponemos nosotros.

Los costos se pueden dividir en costos fijos y variables (dependen de la cantidad producida) y debemos incluir:

Inversión inicial. Instalación de local, máquinas y herramientas, contratación de profesionales (ejemplo: desarrollo web, consultorías varias), etcétera.

Repago de deuda. Si tuviéramos que devolver el dinero de la inversión inicial, las cuotas mensuales tienen que sumarse en el costo fijo.

Materiales y mercadería. Valuar al precio actual de compra.

Trabajo personal. Es fundamental ponerle un precio a nuestro trabajo (asignarnos un salario) e incluirlo en los costos operativos.

Empleados. Si necesitamos trabajadores dependientes, tenemos que incluir su salario.

Alquiler. Si necesitamos un lugar físico para atender a clientes tenemos que sumar como costo fijo el pago de un alquiler o lo que pagaríamos si tenemos un local propio (o el garaje de nuestra casa).

Servicios e impuestos. El pago de todos los impuestos del negocio más un proporcional del consumo de luz, agua o gas (si nuestro emprendimiento usa en forma intensiva) tiene que incluirse en los costos. Mantenimiento y uso de un vehículo (si hacemos reparto, por ejemplo).

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Otros gastos fijos. Por ejemplo, pago de una franquicia.

Una vez que tenemos toda la lista, sumamos por un lado los costos fijos (alquiler, mantenimiento de la web, salario propio o de un empleado, amortización de deudas, etcétera) y, por el otro, los costos variables.

Ahí podremos tener una estimación del costo directo de la unidad vendida (costos variables por cada unidad) y le vamos a asignar una proporción del costo fijo.

Cuando tengamos el costo total por unidad vendida lo comparamos con el precio.

IMPORTANTE: El precio no puede ser nunca inferior al costo (salvo una promoción puntual). En caso contrario, el negocio es inviable, tendremos que pensar en cambiar el producto, el segmento de mercado o generar más valor para cobrarlo más caro.

Productos y precios

En esta planilla vamos a poner, uno por uno, los productos o servicios que vendemos. Tiene que haber un detalle de las distintas versiones, formatos, colores, etcétera.

Además, incorporar los precios de venta y las promociones que implementamos. En lo posible, asignarle un costo (tomarlo de la planilla anterior) y ver el margen de ganancia de cada producto.

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Proveedores

Esta parte busca tener un detalle de quién nos provee cada producto y servicio. Depende el emprendimiento que tengamos será más o menos extenso o complejo.

Debe incluir: datos de contacto, fechas de compra, formas de pago, precios, cantidad, ítems y todo lo que nos sea útil. También se pueden agregar proveedores que podrían sustituirlos si hiciera falta.

Ventas y facturación

En esta planilla vamos a poner la cantidad de unidades vendidas y los montos en pesos o dólares de nuestros productos o servicios

Tiene que incluir el período de venta, la cantidad, el precio unitario y monto total, la facturación y la forma de cobro.

Flujo de fondos

Aquí veremos el movimiento efectivo de dinero.

Como habrás podido ver, no es lo mismo vender que cobrar. Por eso, en este apartado incluiremos los ingresos y egresos de fondos.

Ingresos:

Cobro de las ventas.
Préstamos.
Aportes propios al negocio.

Egresos:

Salarios (propio o de tercero)
Pago de impuestos y servicios (alquiler, luz, gas).
Pago a proveedores.
Pago de deudas.
Retiro de fondos.

Resultados

Tenemos que tener dos tipos de resultados: por un lado, los operativos y, por el otro, los financieros.

Operativos. Es la diferencia entre las ventas y el costo de ventas. Esto tiene que ser positivo porque, de lo contrario, el negocio no es viable. Podemos pasar algunos meses en “rojo” pero por poco tiempo.

Cuando sumemos los costos fijos podemos calcular cuánto necesitamos vender para cubrirlos cada mes. Si no llegamos a ese objetivo, tendremos problemas.

Financieros. Esta es la diferencia entre todo lo que nos ingresa y todo lo que sale en dinero. Por supuesto que también tiene que ser positivo, si no, tendremos que buscar la forma de financiarlo (en general, con deuda).

Los saldos negativos se pueden mantener pero no por mucho tiempo porque se transforman en problemas de solvencia. El financiamiento de estos desequilibrios también tiene un costo (tasa de interés).

Deudas

En caso de que te hayas endeudado para la inversión inicial, para adquirir mercadería o para cubrir un desbalance momentáneo, tenés que registrar:

Capital. Es el saldo de la deuda. Varía en cada período de tiempo.

Amortización. Son los pagos que se hacen para cancelar la deuda (pueden ser cuotas o pagos puntuales).

No sólo es importante el monto total de tu deuda sino el perfil de vencimientos. Deber poco pero con la obligación de pagarlo en poco tiempo puede ser un problema muchísimo mayor que tener una deuda más grande pero que vence en el largo plazo (por ejemplo, un crédito hipotecario, a tasa baja y a varios años).

Situación patrimonial

Este es un concepto contable pero, para que se entienda, lo que muestra es lo que efectivamente tenemos.

Incluye:

Activo. Todo lo que poseemos en bruto. Disponibilidad de dinero (efectivo y cuentas bancarias), depósitos, acreencias (lo que nos deben), insumos, bienes de uso (maquinarias, equipos, vehículos, inmuebles), mercadería, intangibles (llave de un negocio, patentes, se deben poder valuar).

Pasivo. Todo lo que debemos: giro en descubierto, cuentas por pagar, préstamos bancarios con o sin garantía, deudas personales, otras deudas.

Patrimonio neto. Esto es lo que poseemos efectivamente. Es la diferencia entre el activo menos el pasivo. Si el PN es negativo, estamos en una situación de insolvencia.